Neuredno upravljanje zapisima – izvor korupcije

Josip Kolanović, arhivist i povjesničar nominiran je od Grada Zadra za Nagradu za životno djelo. U svojoj karijeri Kolanović je bio dugo godina ravnatelj Hrvatskog državnog arhiva, bio je i član Komisije za povrat arhivske građe iz Austrije i Italije od 1975. godine, kao i član Hrvatskoga arhivskoga vijeća, Pokrenuo je i časopis Fontes: izvori za hrvatsku povijest, te ostavio dubok trag u arhivistici Hrvatske. Bio je to i povod za razgovor s ovim uvaženim Zadraninom, koji unatoč tome što je kao svoje mjesto boravka odabrao Zagreb, Zadar i dalje smatra svojim.
*Bili ste dugogodišnji ravnatelj Hrvatskoga državnoga arhiva. Sada ste već 11 godina u mirovini. Jeste li i dalje povezani s arhivskom strukom?
– Da. Umirovljen sam 2003. godine. I dalje sam ostao povezan s arhivskom službom i arhivskom strukom. Završio sam dva projekta koja sam ranije započeo. To je međunarodni projekt o izvorima za povijest francuske uprave i ilirskih pokrajina za razdoblje 1806-1814. Na tom projektu sudjelovali su arhivisti Francuske, Hrvatske, Slovenije, Austrije i Crne Gore. Rezultati su objavljeni u knjizi “Napoleon i njegova uprava na istočnoj obali Jadrana i na području istočnih Alpa” (Zagreb, 2006.). Iste godine završen je i projekt “Pregled arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske”. To je zapravo svojevrstan “katastar” arhivskoga gradiva u 14 hrvatskih državnih arhiva kao i u nearhivskim ustanovama (Hrvatskoj akademiji znanosti i umjetnosti, Nacionalnoj i sveučilišnoj knjižnici te u ostalim knjižnicama, muzejima i vjerskim zajednicama).
Nakon toga predložio sam ravnatelju Državnoga arhiva u Zadru da se izradi arhivski vodič za “Arhiv Zadarske nadbiskupije” i “Vodič Državnoga arhiva u Zadru”. Ove godine u listopadu je iz tiska izašao Vodič Arhiva Zadarske nadbiskupije koji sam redigirao zajedno s arhivistom Oliverom Modrićem. U tisku je Vodič Državnoga arhiva u Zadru koji sam kao glavni urednik priredio za tisak zajedno sa zadarskim arhivistima Državnog arhiva u Zadru. Nadam se da će i on biti objavljen u dva sveska još ove ili početkom iduće godine. To je suvremeno arhivsko pomagalo koje omogućuje istraživačima pristup arhivskim izvorima.
 *Kako gledate na razvoj arhivske službe u Hrvatskoj i koji su problemi pred hrvatskim arhivima?
– Suvremena arhivska služba ne ograničava se isključivo na brigu za arhivsko gradivo koje se čuva u državnim arhivima. Briga za arhivsko gradivo premješta se u pisarnice i pismohrane stvaratelja gradiva. Sa stručnog gledišta danas se govori o “arhivskom continuumu”.
*Što to znači u praksi?
– To znači da briga za arhivsko gradivo počinje stvaranjem zapisa – dokumenata. A to pretpostavlja stručno administrativno osoblje u pisarnici i u pismohrani. Jednostavno rečeno, kako se danas vodi briga o upravljanju zapisima, takvi će biti arhivi sutra. Problemi se povećavaju i činjenicom uvođenja informacijske tehnologije, a to znači i brigu za obrazovanje u arhivima kadrova obučenih u informacijskoj tehnologiji. Uredno upravljanje zapisima i dobri sustavi razredbe/klasifikacije zapisa nužna su pretpostavka za uredno poslovanje stvaratelja gradiva.
To traži i novi pristup nadležnosti arhivske službe. Danas u svijetu se – polazeći od spomenutog arhivskog continuuma – ujedinjuje arhivska služba s uredskim poslovanjem u jednu cjelinu koja je izravno u nadležnosti jednoga upravnoga tijela. Najbolje Vlade. Treba napomenuti da je neuredno upravljanje zapisima – dokumentima izvor korupcije. Pravna država u nekom smislu “hoda po zapisima”.